RODO

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez HK FINANCE Sp. z o. o.

Do kogo skierowana jest informacja?

Klauzula opisuje zasady przetwarzania danych:

Klientów i kontrahentów;
Potencjalnych klientów;
Odbiorców treści marketingowych;
Osób działających w imieniu klientów;

i jest przekazywana zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 13 i 14 rozporządzenia PEiR (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L z 2016 r. 119, s. 1 z późn. zm.) – dalej RODO.

Dane administratora i kontakt do niego

Administratorem Pani/a danych jest:

HK-FINANCE Spółka z o. o. ul. Aleja Grunwaldzka 472, Gdańsk

Telefon: 48 58 323 84 40, e-mail: biuro@hk-finance.pl

Inspektor Ochrony Danych – Cezary Warabida

Telefon: 607 373 611, e-mail: rodo@hk-finance.pl

Cel i podstawy przetwarzania danych

Kategorie osób	Cele przetwarzania	Podstawa prawna
Klienci i kontrahenci	* Zawarcie i realizacji umów, w tym obsługa zlecenia i reklamacji; * Wystawienie faktury, rozliczenia księgowe, odprowadzenie podatku; * Obrona i dochodzenie ewentualnych roszczeń; * Ułatwienie kontaktu poprzez podanie dodatkowych danych, takich jak dane komunikatora internetowego.	* Zawarta umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); * Przepisy podatkowe, w szczególności ustawy o podatku od towarów i usług, a także ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); * Prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest umożliwienie obrony oraz dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); * Dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Potencjalni klienci	* Przedstawienie oferty towarów i usług; * Nawiązanie współpracy biznesowej; * Marketing bezpośredni; * Udzielenie odpowiedzi na zadane pytania.	* Prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest możliwość nawiązywania relacji biznesowych, przedstawiania swojej oferty na żądanie potencjalnego klienta oraz udzielania odpowiedzi na pytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); * Zgoda na przekazywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Odbiorcy treści marketingowych	* Marketing bezpośredni.	* Zgoda na przekazywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów	* Umożliwienie zawarcia i realizacji umowy z podmiotem, w imieniu którego działa ta osoba.	* Prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest prawidłowe realizowanie zobowiązań biznesowych oraz kontakt z przedstawicielami klientów i kontrahentów w sprawach z tym związanych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) * Przepisy kodeksu cywilnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Prawa przysługujące na mocy RODO

Każdej osobie przysługuje prawo:

Wycofania zgody, na podstawie której dane są przetwarzane;
Żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

W celu skorzystania z przysługujących praw, należy skontaktować się pisemnie, mailowo lub telefonicznie z Administratorem.

Prawo złożenia skargi

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo złożenia skargi na niezgodne z prawem przetwarzanie do Prezesa UODO (Informacje dotyczące zasad składania skarg: https://www.uodo.gov.pl/pl/504/2246 ).

Odbiorcy danych

Dane mogą być w związku z powyższym udostępniane m. in. następującym kategoriom odbiorców:

Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych,
Urzędom Skarbowym,
Poczcie Polskiej.
firmom kurierskim,
innym organom administracji publicznej zgodnie z przepisami prawa,
partnerom (technicznym, informatycznym, statystycznym) Administratora, z którymi zawarto
stosowne umowy o powierzeniu danych osobowych – wyłącznie w celach uzasadnionych
interesem Administratora.

Źródło danych i zakres udostępnianych danych

Administrator pozyskuje dane bezpośrednio od osób, których dane dotyczą.

Jednakże dane osób działających w imieniu klientów i kontrahentów mogą być przekazywane Administratorowi w treści zawieranych umów lub zleceń. Zakres takich danych to imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy oraz służbowe dane kontaktowe.

Administrator może także pozyskiwać dane z ogólnodostępnych źródeł, takich jak KRS, CEIDG czy biała lista podatników w celu próby nawiązania współpracy lub weryfikacji danych rejestrowych klienta/kontrahenta. Zakres pozyskanych danych jest zgodny z zakresem publicznie udostępnionych w tych rejestrach informacji.

Czas przechowywania danych

Kategorie osób	Czas przechowywania danych
Klienci i kontrahenci	5 lat po roku zakończenia umowy, a w przypadku dochodzenia roszczeń do czasu ich zaspokojenia lub przedawnienia czasu nawiązania współpracy i zawarcia umowy (od tego momentu dane są przetwarzane jak dane klienta). W przypadku nie nawiązania współpracy dane będą niezwłocznie usuwane, chyba że ich przechowywanie będzie miało uzasadnienie w obronie przed roszczeniami, wówczas do czasu przedawnienia tych roszczeń.
Potencjalni klienci	Do czasu nawiązania współpracy i zawarcia umowy (od tego momentu dane są przetwarzane jak dane klienta). W przypadku nie nawiązania współpracy dane będą niezwłocznie usuwane, chyba że ich przechowywanie będzie miało uzasadnienie w obronie przed roszczeniami, wówczas do czasu przedawnienia tych roszczeń.
Odbiorcy treści marketingowych	Do czasu zaprzestania przekazywania informacji marketingowych, zgłoszenia sprzeciwu na takie działanie lub wycofania zgody.
Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów	Dane wskazane w umowach do 5 lat po roku zakończenia umowy. Dane związane z prowadzoną korespondencją przez okres …. lat po otrzymaniu wiadomości. W przypadku powstania roszczeń związanych z działaniem w imieniu klienta lub kontrahenta, do czasu ich zaspokojenia lub przedawnienia.

Dobrowolność podania danych

Kategorie osób	Informacja o obowiązku lub dobrowolności podania danych
Klienci i kontrahenci	W zakresie danych potrzebnych do zawarcia i realizacji umowy, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne. Ich niepodanie uniemożliwi zrealizowanie tego działania. Dane niezbędne do wystawienia faktury kontrahent lub klient ma obowiązek podać zgodnie z przepisami podatkowymi. Ich nie podanie uniemożliwi wystawienie faktury.
Potencjalni klienci	Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania współpracy lub przekazania oferty.
Odbiorcy treści marketingowych	Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymania informacji.
Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów	W zakresie danych potrzebnych do zawarcia umowy, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne. Ich niepodanie uniemożliwi zrealizowanie tego działania. W zakresie innych danych ich podanie jest dobrowolne i nie ma wpływu na współprace z klientem lub kontrahentem.